Kalender

Im Kalender verwalten Sie jede Art von Terminen. Dazu steht Ihnen eine Ansicht in Form einer Tabelle und eines Kalenders zur Verfügung. Jeder Termin kann mit diversen Kategorien und Kommentaren versehen werden.

  • Kalender: In der Kalenderansicht werden alle Termine in Kurzform angezeigt. Sobald Sie einen Tag auswählen, bekommen Sie detaillierte Informationen zu den Terminen an diesem Tag.
  • Module: Viele Module haben eine direkte Verbindung zum Kalender. So können Sie beispielsweise im Bereich Arztbesuch oder Impfungen mittels Mausklick einen Termin in den Kalender übertragen. Alle verfügbaren Daten werden dabei übertragen. Zusätzlich werden automatische Auslöser eingerichtet. Bereits übertragende Termine werden in den Modulen speziell gekennzeichnet.
  • Vorlagen: Neben Vorlagen zu den DropDown Wörtern wie Kategorie, können Sie auch ganze Datensätze als Vorlagen speichern.
  • Benachrichtigung: Die Software wertet bei jedem Start anstehende Termine aus und zeigt diese an.
  • Serien: Sie können aus einem Termin einen Serientermin machen. Geben Sie an wie oft der Termin eingetragen werden soll und dazu das gewünschte Intervall.
  • Auswertung: Die Tabelle kann sortiert und gefiltert werden. Dazu können Sie diese nach Zeiträumen oder Rubriken auswerten. Für weitere Auswertungen steht Ihnen der Report Generator zur Verfügung.
  • Mail: (in Arbeit) Sie können diverse Ereignisse definieren. Haben Sie das interne Mailsystem aktiviert, werden bestimmte Personen mit automatisierten Mails über die Termine unterrichtet. Beispielsweise können sieben Tage vor einer anstehenden Wartung der Fahrer, der Besitzer und die Werkstatt über den Termin informiert werden.
  • Benutzer (in Arbeit): Wurde von Ihnen das Benutzer Modul aktiviert, können Sie private Termine definieren. Private Termine können nur von dem Benutzer gesehen werden, der diesen Termin erstellt und als privat definiert hat.
  • Auslöser (in Arbeit): Sie können jeden Termin mit einer Reihe von Auslösern belegen. Diese Auslöser definieren wann und was geschehen soll. Beispielsweise kann ein Termin mit #7day#21day#mailDriver#mailOffice belegt werden. In diesem Beispiel würde 21 Tage und sieben Tage vor dem Termin eine entsprechende Mail an den Fahrer des Fahrzeugs und an die Verwaltungsabteilung erzeugt werden.

Kassenbuch

Im internen Kassenbuch verwalten Sie alle Ausgaben des Fuhrparks. Jeder Eintrag kann mit umfangreichen Angaben versehen werden.

  • Berechnung: Automatische Brutto/Netto/Steuer BerechnungHauptansicht des Kassenbuchs
  • Vorlagen: Kostenstellen und Rubriken können als Vorlagen editiert und somit leicht ausgewertet und gefiltert werden. Dazu ist es möglich ganze Datensätze als Vorlagen zu speichern und mittels eines Mausklicks einzufügen
  • Dokumente: Jeder Datensatz kann direkt mit einem Dokument verbunden werden. Weitere Dokumente können im allgemeinen Bereich eingefügt werden.
  • Intervalle: Richten Sie Intervalle ein. Beispielsweise soll Betrag X einmal im Quartal mit bestimmten Angaben zu einem bestimmten Fahrzeug gebucht werden. Sie können beliebig viele solche automatischen Intervalle einrichten. Die Software wird diese am Stichtag eintragen und einen neuen Stichtag nach den Vorgaben setzen.Ansicht der Intervalle
  • Module: Viele Module haben eine direkte Verbindung zum Kassenbuch. So können Sie beispielsweise im Bereich Wartung mittels Mausklick Reparaturkosten in das Kassenbuch übertragen. Alle verfügbaren Daten werden dabei übertragen. Bereits übertragende Kosten werden in den Modulen speziell gekennzeichnet.
  • Auswertung: Die Tabelle kann sortiert und gefiltert werden. Dazu können Sie diese nach Zeiträumen oder Rubriken auswerten. Für weitere Auswertungen steht Ihnen der Report Generator zur Verfügung.

  Kontakte

Hier verwalten Sie alle Kontakte, welche mit der Software in Verbindung stehen. Jeder Person können umfangreiche Angaben, Bemerkungen und ein Foto zugefügt werden. Viele Felder sind Vorlagenfelder. Diese definieren Sie einmalig und sind dann stets als Auswahl verfügbar.

  • Bindung: Jedem Kontakt können beliebige "Verbindungen" zugeordnet werden. Ein Kontakt kann beispielsweise die Verbindungen "Arzt", "Versicherung" oder "Patient" bekommen. Diese Kontakte erscheinen dann in den jeweiligen Modulen zur Auswahl. Ein Kontakt "Arzt" wird Ihnen beispielsweise im Bereich Arzttermine als verbundener Kontakt angeboten.
  • Mail: Die Felder Anrede, Name, Vorname, Telefon und Mail werden vom internen Mailsystem abgefragt. Diese Angaben können über Parameter in Texte eingebunden werden. Lesen Sie mehr dazu im Bereich Mailsystem.
  • Einteilung: Jedem Kontakt können Kategorien und Schlüsselwörter zugeordnet werden. Die Kategorien werden für die Baumstruktur und Filterung verwendet. Die Schlüsselwörter für Suchen und Auswertungen.

Neben den Angaben zur Person stehen Ihnen diese Bereiche zur Verfügung:Detailansicht der Kontakte

  • Kommunikation:
    Hier erfassen Sie diverse Telefonnummer, Webadressen wie Twitter oder Facebook und sie können Angaben zu Medien wie Skype, Teamspeak oder Discord hinterlegen. Die Webseiten können mittels Mausklick aufgerufen werden.
  • Privat (in Arbeit):
    Hier erfassen Sie private Angaben wie Geburtstage, Angaben zu Ehepartnern oder Kindern.
  • Finanzen (in Arbeit):
    Erfassen Sie Angaben zu Kontoverbindungen.
  • Firma (in Arbeit):
    Erfassen Sie Angaben zum Mitarbeiter wie Personalnummer, Eintrittsdatum, Abteilung oder Abwesenheiten

Benutzer & Rollen

Sie haben die Möglichkeit Benutzer und Rollen zu aktivieren. Nach Aktivierung steht Ihnen der Administrator Bereich zur Verfügung. Hier verwalten Sie Benutzer und Rollen und schalten unterschiedliche Funktionen frei.Benutzer und Rollen

  • Anmeldung: Auf Wunsch ist für das Arbeiten mit der Software eine Anmeldung mit Benutzer und Passwort erforderlich. Benutzer können zentral verwaltet werden.
  • Administration: Im Administratorbereich können Sie Benutzer anlegen, sperren oder mit Rechten versehen. Benutzer können mit Kontakten verbunden werden.
  • Rollen: Bei Aktivierung können jedem Benutzer Rollen zugeteilt werden. Beispielsweise können Benutzer nur Lese- und keine Schreibrechte erhalten. Damit können diese Benutzer keine Datensätze anlegen oder verändern. Rollen können auch den Zugang zu Funktionen wie Auswertung, Vorlagen oder Mailversand definieren.

Auswertungen und Report Generator

In fast jedem Modul stehen Ihnen verschiedene Methoden der Auswertung zur Verfügung:

  • Die Tabelle kann sortiert und nach Vorgaben gefiltert werdenAnsicht des Report Generators
  • Eine Schnellauswertung erlaubt einfache Abfragen über Zeiträume oder Kategorien

Dazu steht Ihnen der Report Generator zur Verfügung. Dieses Modul erlaubt komplexe Abfragen und Auswertungen.

  • Felder: Durch Auswahl bestimmen Sie ob alle oder nur bestimmte Felder der Tabelle verwendet werden. Die Auswahl kann jederzeit verändert werden.
  • Parameter: Wählen Sie Felder und Bedingungen, dadurch können Sie beliebige Abfragen erzeugen. Erstellen Sie mehrere Bedingungen für ein Feld oder erzeugen Sie Abfragen mit zahlreichen Bedingungen für unterschiedliche Felder.
  • SQL Code: Beim Anklicken der Felder wird der SQL Code in dem Formular erzeugt. Dieser kann von Ihnen geändert werden. Mit Kenntnissen in SQL können Sie die Abfragen beliebig erweitern.
  • Export: Exportieren der Auswertung als xml, csv oder txt. Die txt Datei kann ausgedruckt werden.
  • Verknüpfungen: (in Kürze) Zur Zeit ist die Auswertung immer auf eine Tabelle (Modul) begrenzt. In Zukunft wird es möglich sein, Abfragen über mehrere Tabellen kombiniert zu erstellen.
  • Funktionsbefehle: (in Kürze) Funktionsbefehle sind SQL Befehle, welche zusätzliche Felder erzeugen. Führen Sie beispielsweise Berechnungen durch und lassen Sie sich diese als zusätzliche Felder anzeigen.
  • Laden/Import: (in Kürze) Speichern und Laden Sie erstellte Abfragen. Über das Laden ist auch der Import von Abfragen möglich. Lassen Sie sich Abfragen vom Hersteller oder Fremdanbietern erstellen.

Mail System

Die Software verfügt über ein eigenes Mailsystem. Sie können zum Versenden von Mails entweder eine Mailadresse (Postfach) vom Hersteller erhalten, oder eine beliebige eigene Mailadresse  oder Mailserver verwenden. Zum Empfangen von Mails ist ein Postfach des Herstellers erforderlich.

Senden

In vielen Modulen (Wartung, Versicherung) finden Sie Möglichkeiten zum direkten Versand von Mails. Hier haben Sie die Möglichkeit Mails an die hinterlegten Kontakte (Besitzer, Fahrer, Werkstatt, Versicherer) zu versenden. Die Software übernimmt dabei mit vorgefertigten Scripten einen Großteil der Arbeit und bietet Ihnen fast fertige Anschreiben, welche auf das aktuelle Fahrzeug und den aktuellen Vorgang zugeschnitten sind. Die Software nutzt das Mailsystem auch um direkt Mails zu versenden. Nach Ihren Vorgaben können bestimmte Personen automatisch Mails erhalten. Beispielsweise als Erinnerung für anstehende Termine.

Sie haben die Möglichkeit in einen zentralen Ordner beliebige Vorlagen abzulegen. Diese Vorlagen werden von der Software automatisch erkannt und Ihnen zur Auswahl angeboten. Diese Vorlagen können beliebige vorgefertigte Texte oder Textbausteine enhalten. Dadurch können Sie sich schnell umfangreiche Mails erstellen. Das Besondere: In den Vorlagen können diverse Parameter enthalten sein, welche die Software vor dem Versenden ersetzt. Ein Beispiel für ein Anschreiben an einen Fahrer für eine anstehende Wartung.

$contactSalutation $contactName,
the vehicle you are using $vehicleManufacturer, $vehicleModel with the license plate $vehicleName has an appointment for $maintenanceFailure.
This should be on $maintenanceDate respectively. Please bring the vehicle past the specified date.
For any inquiries, I'm willing to help. You can reach me at the phone number $userPhone or at this mail address $userMail.
Yours sincerely
$userSurname $userName

In diesem Fall würden alle $Parameter mit den korrekten Angaben des aktuellen Fahrzeugs und Kontakts ersetzt werden. Selbstverständlich kann der Text beliebig geändert und ergänzt werden. Sie können auch frei eigene Texte mit und ohne Parameter entwerfen. Auch kann die Mail in einer beliebiger Sprache verfasst sein.