Calendario

En el calendario gestionas todo tipo de citas. Para esto hay disponible una vista en forma de tabla y calendario. Cada cita puede recibir varias categorías y comentarios.

  • CalendarioTodas las citas se muestran en forma abreviada en la vista de calendario. Tan pronto como seleccione un día, recibirá información detallada sobre las citas de ese día.
  • Módulos: Muchos módulos tienen una conexión directa al calendario. Por ejemplo, en el área de una visita al médico o vacunas, puede transferir una cita al calendario haciendo clic con el mouse. Todos los datos disponibles son transferidos. Los activadores automáticos también están configurados. Las fechas que ya se han transferido están marcadas especialmente en los módulos.
  • Plantillas: Además de las plantillas para las palabras desplegables como categoría, también puede guardar registros de datos completos como plantillas.
  • Notificación: El software evalúa las próximas citas en cada inicio y las muestra.
  • Serie: Puede hacer una cita en serie desde una cita. Especifique con qué frecuencia se debe ingresar la cita y el intervalo deseado.
  • Evaluación: La tabla se puede ordenar y filtrar. Puede evaluarlos según períodos de tiempo o categorías. El generador de informes está disponible para evaluaciones adicionales.
  • Mail: (en progreso) Puedes definir varios eventos. Si ha activado el sistema de correo interno, se informará a ciertas personas sobre las citas con correos automáticos. Por ejemplo, el conductor, el propietario y el taller pueden ser informados sobre la fecha siete días antes de un próximo mantenimiento.
  • Usuario: (en progreso): Si ha activado el módulo de usuario, puede definir citas privadas. Las citas privadas solo pueden ser vistas por el usuario que creó la cita y la definió como privada.
  • Desencadenar: (en progreso): Puede asignar varios desencadenantes a cada cita. Estos disparadores definen cuándo y qué debería suceder. Por ejemplo, se puede asignar una cita # 7 días # 21 días # mailDriver # mailOffice. En este ejemplo, se generaría un correo electrónico correspondiente al conductor del vehículo y al departamento de administración 21 días y siete días antes de la cita.

Libro de pago

En el libro de caja interno usted administra todos los gastos de la flota. Cada entrada se puede proporcionar con una amplia información.

  • Cálculo: Cálculo bruto / neto / fiscal automáticoHauptansicht des Kassenbuchs
  • Plantillas: Los centros de costos y las rúbricas se pueden editar como plantillas y, por lo tanto, se pueden evaluar y filtrar fácilmente. Es posible guardar conjuntos de datos completos como plantillas e insertarlos con un clic del mouse
  • Documento: Cada registro de datos se puede vincular directamente a un documento. Se pueden insertar documentos adicionales en el área general.
  • Intervalos: Establecer intervalos. Por ejemplo, la cantidad X debe publicarse una vez al trimestre con cierta información sobre un determinado vehículo. Puede configurar tantos intervalos automáticos como desee. El software ingresará esto en la fecha clave y establecerá una nueva fecha clave de acuerdo con las especificaciones.Ansicht der Intervalle
  • Módulos: Muchos módulos tienen una conexión directa con el libro de caja. En el área de mantenimiento, por ejemplo, puede transferir los costos de reparación al libro de caja haciendo clic con el mouse. Todos los datos disponibles son transferidos. Los costos ya transferidos están especialmente marcados en los módulos.
  • Evaluación: La tabla se puede ordenar y filtrar. Puede evaluarlos según períodos de tiempo o categorías. El generador de informes está disponible para evaluaciones adicionales.

 

  Contact

Here you can manage all contacts related to the software. Extensive information, comments and a photo can be added to each person. Many fields are template fields. You define these once and are then always available as a selection.

  • Binding: Any "connections" can be assigned to each contact. For example, a contact can have the connections "doctor", "insurance" or "patient". These contacts then appear for selection in the respective modules. For example, a "Doctor" contact is offered as a connected contact in the doctor's appointments area.
  • Mail: The fields Salutation, Name, First name, Phone and Mail are queried by the internal mail system. This information can be incorporated into texts using parameters. Read more about this in the area of the mail system.
  • Classification: Categories and keywords can be assigned to each contact. The categories are used for tree structure and filtering. The keywords for searches and evaluations.

In addition to personal information, these areas are also available:Detailansicht der Kontakte

  • Communication:
    Here you enter various telephone numbers, web addresses such as Twitter or Facebook and you can enter information on media such as Skype, Teamspeak or Discord. The websites can be called up with a mouse click.
  • Private (en progreso):
    Here you enter private information such as birthdays, information on spouses or children.
  • Finance (en progreso):
    Enter account details.
  • Firm (en progreso):
    Enter information about the employee such as personnel number, entry date, department or absences

Rol del usuario

Tiene la opción de activar usuarios y roles. Después de la activación, el área del administrador está disponible. Aquí puede administrar usuarios y roles y activar varias funciones.

  • Iniciar sesión: Si es necesario, se requiere un inicio de sesión con usuario y contraseña para trabajar con el software. Los usuarios se pueden administrar de forma centralizada.

    Benutzer und Rollen

  • Administración: En el área de administración puede crear, bloquear u otorgar derechos de usuario. Los usuarios pueden estar conectados a contactos.
  • Rol: Cuando se activa, se pueden asignar roles a cada usuario. Por ejemplo, los usuarios solo pueden tener acceso de lectura y no escritura. Esto significa que estos usuarios no pueden crear ni cambiar ningún registro de datos. Los roles también pueden definir el acceso a funciones tales como evaluación, plantillas o correo.

Evaluations and report generator

Different methods of evaluation are available in almost every module:

  • The table can be sorted and filtered according to specificationsAnsicht des Report Generators
  • A quick evaluation allows simple queries about periods or categories

The Report Generator is available for this. This module allows complex queries and evaluations.

  • Fields: By selecting you determine whether all or only certain fields of the table are used. The selection can be changed at any time.
  • Parameter:Select fields and conditions so that you can generate any queries. Create multiple conditions for one field or create queries with multiple conditions for different fields.
  • SQL code: When you click on the fields, the SQL code is generated in the form. You can change this. With knowledge of SQL, you can expand the queries as you wish.
  • Export: Export the evaluation as xml, csv or txt. The txt file can be printed out.
  • Connections: (en progreso) At the moment, the evaluation is always limited to one table (module). In the future it will be possible to create queries across several tables combined.
  • Function commands: (en progreso) Function commands are SQL commands that create additional fields. For example, carry out calculations and display them as additional fields.
  • Load/Import: (en progreso) Save and load created queries. The import of queries is also possible via loading. Have queries created by the manufacturer or third-party providers.

Mail System

The software has its own mail system. You can either send an email address (mailbox) from the manufacturer to send emails or use any email address or mail server of your choice. A mailbox from the manufacturer is required to receive mails.

Send

In many modules (maintenance, insurance) you will find options for sending mails directly. Here you have the option to send mails to the stored contacts (owner, driver, workshop, insurer). The software takes over a large part of the work with ready-made scripts and offers you almost finished cover letters, which are tailored to the current vehicle and the current process. The software also uses the mail system to send mails directly. According to your specifications, certain people can automatically receive emails. For example, as a reminder for upcoming appointments.

You have the option of storing any templates in a central folder. The software automatically recognizes these templates and offers them for you to choose from. These templates can contain any pre-made texts or text modules. This enables you to quickly create extensive mails. The special feature: The templates can contain various parameters, which the software replaces before sending. An example of a cover letter to a driver for upcoming maintenance.

$contactSalutation $contactName,
the vehicle you are using $vehicleManufacturer, $vehicleModel with the license plate $vehicleName has an appointment for $maintenanceFailure.
This should be on $maintenanceDate respectively. Please bring the vehicle past the specified date.
For any inquiries, I'm willing to help. You can reach me at the phone number $userPhone or at this mail address $userMail.
Yours sincerely
$userSurname $userName

In this case all $Parameters would be replaced with the correct details of the current vehicle and contact. Of course, the text can be changed and supplemented as desired. You can also freely design your own texts with and without parameters. The mail can also be written in any language.